Conforme las empresas abandonan las líneas fijas y se pasan a los sistemas VoIP, los mensajes de texto VoIP se han convertido en una herramienta esencial para todos los empresarios.
Eso es porque el Protocolo de Voz sobre Internet (también conocido como VoIP) te permite hacer llamadas y enviar mensajes desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Esto significa que puedes administrar clientes y empleados desde tu tablet en la cafetería, tu laptop en la mesa de la cocina o tu teléfono mientras descansas en la playa (con WiFi, protector solar y todo).
Esto es lo que necesitas saber sobre los mensajes de texto VoIP, cómo funcionan y por qué podrían ser la mejor solución para las necesidades de comunicación de tu equipo.
¿Qué es la mensajería VoIP?
La mensajería VoIP permite a los usuarios enviar y recibir mensajes de texto utilizando un servicio de voz sobre protocolo de Internet (VoIP) en vez de una red celular tradicional. Funciona transmitiendo datos de texto por Internet, lo que ofrece menores costos, mayor flexibilidad y accesibilidad en varios dispositivos, como smartphones, tablets y computadoras.
No necesitas suscribirte a un plan telefónico tradicional para empezar a enviar mensajes con un proveedor VoIP. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet y una aplicación VoIP que soporte mensajes SMS (y mensajes MMS si deseas enviar mensajes de grupo, imágenes, GIFs, videos y archivos de audio).
Los mensajes de texto VoIP facilitan mantenerte conectado con los clientes y los miembros del equipo desde prácticamente cualquier lugar. Puedes usar un dispositivo móvil o enviar mensajes desde tu computadora. Y además de las funciones estándar de mensajería, puedes ahorrar horas cada mes usando automatizaciones y plantillas de mensajes de texto.
¿Cómo funciona la mensajería por VoIP?
La mensajería VoIP te permite enviar y recibir mensajes de texto a través de Internet utilizando un número de teléfono virtual.
Vamos a desglosarlo:
- Envías un mensaje SMS desde un dispositivo con capacidad para enviar mensajes de texto (por ejemplo, tu teléfono, laptop, computadora de escritorio o tablet).
- Tu servicio de mensajería VoIP convierte esta información en datos digitales.
- Los datos se transmiten a través de tu conexión WiFi a los servidores VoIP de la empresa.
- El servidor VoIP enruta los datos de texto al dispositivo del destinatario.
- El texto finalmente llega a tu cliente, que ahora puede leer tu mensaje.
Dado que los mensajes de texto VoIP utilizan números de teléfono virtuales, tu conexión a Internet sustituye la necesidad de servicio celular. Además, los destinatarios de tus mensajes de texto no podrán distinguir entre tus mensajes de VoIP y los mensajes de texto estándar de los celulares.
Diferencias clave entre SMS y MMS
Como ya hemos mencionado, muchas aplicaciones VoIP admiten tanto SMS como MMS. La principal diferencia entre SMS (servicio de mensajes cortos) y MMS (servicio de mensajes multimedia) es que los SMS envían mensajes de texto sin formato, mientras que los MMS envían contenido multimedia (como imágenes, vídeos y audios).
Otra diferencia entre los SMS y los MMS es que los primeros tienen un límite de 160 caracteres por mensaje. Este último está limitado por el tamaño de archivo por mensaje. Quo te permite enviar mensajes MMS de hasta 5 MB de tamaño en la mayoría de los casos.
Cómo las empresas utilizan la mensajería VoIP
Los mensajes de texto VoIP tienen mejores tasas de apertura, funciones más avanzadas y mayores índices de satisfacción de los clientes que los métodos de comunicación empresarial tradicionales (como el correo electrónico). Un estudio del 2023 encontró que más del 60% de los dueños de empresas vieron un mayor compromiso con el marketing por mensajes de texto en comparación con otros canales.
Puedes utilizar los mensajes de texto VoIP para complementar muchos departamentos diferentes, lo que mantendrá tu empresa funcionando sin problemas.
A continuación, te mostramos algunas formas de utilizar los mensajes de texto VoIP en tu empresa:
Para ventas
Tanto si buscas una forma nueva de llegar a clientes potenciales cualificados para la venta como si quieres ahorrar tiempo, aquí tienes algunas formas en que los equipos de ventas utilizan los mensajes de texto:
- Confirma reuniones si experimentas muchas ausencias
- Proporciona cotizaciones a los clientes que las soliciten en tu sitio web
- Haz seguimiento con los clientes potenciales como una alternativa a los correos electrónicos
- Registro automático a través de una integración de SMS con Salesforce u otro CRM
- Automatiza la programación de citas enviando recordatorios después de un desencadenante (como cuando alguien llena un formulario en tu sitio web)
Para soporte al cliente
Puedes ofrecer una mejor experiencia al cliente adoptando un enfoque multicanal para el soporte.
Así es como puedes utilizar los mensajes de texto VoIP en tu equipo de atención al cliente:
- Responde preguntas de los clientes rápidamente y anímalos a enviarte mensajes de texto agregando un enlace SMS a tu sitio web
- Envía recordatorios automáticos de citas a los clientes una semana antes de su servicio
- Ofrece tutoriales a los clientes que tengan dificultades para utilizar una función del producto
- Recopila capturas de pantalla y videos de los clientes para que puedas solucionar los errores con tu equipo de ingeniería
- Realiza un seguimiento después de una llamada de atención al cliente con un mensaje de texto que contenga más información
Para reclutamiento
Enviar mensajes de texto a los candidatos puede ahorrar tiempo a los reclutadores y obtener mejores respuestas de los candidatos. Además, la mensajería VoIP mantiene tu número personal privado mientras envías mensajes a los solicitantes, de esa forma no tienes que preocuparte por recibir mensajes en medio de la noche.
Así es como los mensajes de texto VoIP pueden complementar tus esfuerzos de reclutamiento:
- Ponte en contacto con los candidatos para informarles sobre nuevas oportunidades
- Envía recordatorios de entrevistas una semana antes de una reunión programada
- Obtén comentarios de los candidatos sobre su experiencia de entrevista
- Utiliza software de recordatorio de citas para asegurarte de que los candidatos se presenten en el lugar correcto a la hora correcta
Para equipos de servicio de campo
Ya sea que te especialices en reparaciones HVAC o mantenimiento de propiedades, puedes usar una aplicación VoIP para enviar actualizaciones en tiempo real. Esto facilita cumplir con las expectativas de los clientes, al tiempo que les deleitas y mantienes una buena relación.
Puedes:
- Notificar a los clientes cuando un representante de servicio está en camino
- Comparte actualizaciones con los clientes durante una visita de servicio
- Envía fotos y videos (MMS) a los clientes como prueba del servicio prestado
- Responde automáticamente fuera del horario laboral para que los clientes sepan cuándo pueden esperar una respuesta de tu parte
Cómo empezar a enviar mensajes de texto VoIP con tu teléfono empresarial
¿Quieres comenzar a enviar mensajes de texto VoIP, pero no sabes por dónde empezar? A continuación, te explicamos paso a paso cómo configurar tu número VoIP para enviar mensajes de texto:
1. Elige un proveedor VoIP
Los mensajes de texto VoIP han ganado popularidad en la última década, especialmente con el auge del trabajo remoto, por lo que hay muchos proveedores de VoIP entre los que elegir.
A continuación, se incluyen algunos criterios que debes tener en cuenta al elegir un proveedor de VoIP:
- Funciones: ¿La solución VoIP tiene funciones avanzadas de mensajería como respuestas automáticas y mensajes programados? Prioriza las opciones en función de sus funciones de llamadas y mensajería, funciones de colaboración en equipo e integraciones con terceros.
- Precios: Fíjate en cómo los proveedores organizan sus planes y cómo cobran por sus funciones de mensajería. Algunos proveedores exigen un mínimo de usuarios en sus planes más caros, lo que aumenta su costo total. Otros proveedores cobran un suplemento por cada mensaje. Evita los modelos de precios por mensaje y elige uno con mensajes ilimitados.
- Opiniones: Observa lo que los clientes dicen sobre los proveedores que estás considerando. Presta mucha atención a la calidad de la atención al cliente y al nivel de confiabilidad.
2. Selecciona un número de teléfono
Los proveedores de VoIP ofrecen números locales y gratuitos para que puedas elegir el número o números que mejor se adapten a tu empresa. También puedes transferir los números existentes a tu nuevo proveedor de VoIP, normalmente de forma gratuita una vez que confirmes que el proveedor es adecuado.
Los mejores proveedores te permiten probar su producto durante un periodo de prueba gratuito para que puedas confirmar que se adapta perfectamente a tus necesidades. Por ejemplo, Quo ofrece una prueba gratuita de siete días.
Asegúrate de no cancelar tu proveedor actual antes de que se complete la transferencia para que tus clientes puedan seguir comunicándose contigo, y viceversa.
¿Quieres profundizar más en la transferencia? Consulta nuestra guía de transferencia de números VoIP.
3. Completa tu registro de 10DLC
Después de obtener tu nuevo número VoIP (o de completar la transferencia de uno existente), puedes empezar a usarlo para realizar llamadas. Pero debido a las nuevas regulaciones de las compañías celulares de EE. UU., no puedes enviar mensajes de texto desde un número VoIP a números de EE. UU. hasta que completes el registro A2P 10DLC.
En el 2023, los operadores de telefonía móvil de EE. UU. agregaron otro paso en el proceso de registro de VoIP para empresas con el fin de ayudar a evitar que sus clientes reciban spam: el registro de códigos de diez dígitos (10DLC) de aplicación a persona (A2P). El registro A2P 10DLC verifica la identidad de todas las empresas que utilizan un número virtual de diez dígitos para enviar mensajes de texto a sus clientes.
Puedes completar tu registro 10DLC en la plataforma de tu proveedor de VoIP. Quo tiene un formulario de registro 10DLC que puedes completar dentro de la aplicación (después de haber probado la plataforma). Guiamos a nuestros clientes en cada paso del camino para que puedan comenzar a enviar mensajes de texto a sus clientes poco después de registrarse.
¿Quieres saber más sobre el 10DLC? Esta es nuestra guía de registro 10DLC para pequeñas empresas.
4. Comienza a enviar mensajes VoIP
Una vez que hayas completado tu registro 10DLC, estarás listo para empezar a enviar mensajes de texto a tus clientes. Pero eso no es todo lo que puedes hacer con algunos proveedores de VoIP. Observa el siguiente video para descubrir cómo OpenPhone puede ayudarte a ahorrar tiempo al enviar mensajes de texto:
Ventajas de enviar mensajes de texto VoIP frente a enviar SMS desde un número celular
Los números VoIP ofrecen muchas más ventajas para enviar mensajes que el teléfono celular promedio.
Aquí tienes seis razones para usar un teléfono VoIP para mensajes de texto empresariales:
- Utiliza plantillas de texto para respuestas comunes: ¿Quieres acelerar tus respuestas? Con respuestas automáticas (las llamamos fragmentos), puedes crear plantillas de mensajes de texto para conversaciones frecuentes, así no tendrás que reescribir el mismo mensaje cada vez.
- Envía respuestas automáticas y mensajes programados: con el envío de mensajes VoIP, puedes responder a los clientes en momentos que sean convenientes para ti y para ellos. Las respuestas automáticas te permiten responder a las llamadas perdidas y los mensajes de voz fuera del horario laboral, y los mensajes programados te permiten aparecer en la bandeja de entrada de tus clientes en el momento adecuado. También puedes usar integraciones de terceros como Zapier para enviar mensajes automáticos, lo que ahorra tiempo a tu equipo para centrarse en tareas más complejas.
- Crea flujos de mensajes automáticos: Los números de texto VoIP te brindan la capacidad de crear flujos de trabajo automáticos de mensajes de texto para que tu equipo pueda hacer más con menos. Por ejemplo, envía mensajes predefinidos para recordar a los clientes sus carritos de Shopify y programa reuniones de ventas tras el envío de un formulario web.
- Obtén transcripciones de mensajes de voz por texto: Algunos sistemas de telefonía VoIP envían transcripciones de mensajes de voz automáticamente como texto para que sepas cuán urgente es sin tener que escuchar la grabación completa. También puedes reenviar mensajes de texto o enviar correos de voz a tu bandeja de entrada de correo electrónico para que nunca olvides volver a llamar a los clientes.
- Colabora en mensajes con tus colegas: si tienes una línea telefónica dedicada para que los clientes envíen mensajes, es probable que necesites más de una persona para manejar los mensajes entrantes. VoIP te permite compartir números telefónicos, lo que te permite compartir las mismas notificaciones, colaborar en conversaciones y agregar propiedades personalizadas para que el trabajo se realice más rápido.
- Ahorra dinero en tu solución de telefonía empresarial: muchos proveedores de VoIP ofrecen planes de precios y tarifas de mensajes amigables para pequeñas empresas, más bajos que los ofrecidos por las compañías telefónicas tradicionales. Para muchos proveedores, el envío de mensajes internacionales también está disponible a una baja tarifa por mensaje según el destino.
Limitaciones del uso de SMS VoIP
Los mensajes de texto VoIP ofrecen muchas ventajas para las empresas, pero también debes conocer sus limitaciones. A continuación, se incluyen algunas consideraciones clave que debes tener en cuenta:
| VoIP SMS | Traditional SMS | |
|---|---|---|
| Carrier filtering | Higher likelihood; requires compliance with A2P 10DLC regulations in the US | Lower likelihood; easier compliance |
| Emergency support | Not supported | Supported |
| Reliance on the internet | Required | Not required; relies on cellular data |
| Message delivery | Potential issues with certain carriers or international numbers | Generally reliable |
- Filtrado por el operador: Es más probable que los SMS VoIP sean marcados o bloqueados por los operadores móviles, especialmente para contenido de alto volumen o promocional. Las empresas también deben cumplir con normativas como la A2P 10DLC en EE. UU. para garantizar la entrega de los mensajes.
- Soporte limitado en emergencias: SMS VoIP no admite el envío o recepción de mensajes a números de emergencia como 911, lo que puede ser una limitación crítica en algunas industrias.
- Dependencia de una conexión a internet: es fundamental tener una conexión a internet estable para los SMS VoIP. La conectividad deficiente puede resultar en la entrega de mensajes retrasada o fallida.
- Problemas en la entrega de mensajes: algunas plataformas de SMS VoIP pueden tener dificultades para llegar a destinatarios de operadores específicos o números internacionales.
Aunque es importante tener en cuenta estas limitaciones, el proveedor de VoIP adecuado puede ayudarte a superar muchos de estos retos y a sacar el máximo partido a los mensajes de texto VoIP.
Aprovecha al máximo los mensajes de texto VoIP con Quo
Muchos proveedores modernos de VoIP admiten mensajes de texto, pero no todos son iguales.
A continuación, se indican algunas limitaciones de los mensajes de texto VoIP de algunos proveedores populares:
- Grasshopper no admite el envío de mensajes de texto desde números gratuitos a números telefónicos canadienses.
- Nextiva no incluye mensajes de texto en su plan de nivel más bajo.
- Google Voice solo ofrece mensajes de texto a clientes en EE. UU.
- RingCentral no ofrece ningún plan con mensajes de texto ilimitados y limita el almacenamiento a 5,000 SMS/MMS por usuario.
Aún así, proveedores de VoIP como OpenPhone ofrecen SMS y MMS ilimitados en EE. UU. y Canadá con todos los planes de precios. Quo también proporciona funciones empresariales esenciales como respuestas automáticas, mensajes programados e integraciones de Zapier y Make para que tu equipo pueda aumentar la productividad y mantener la eficiencia. Además, puedes enviar mensajes de texto desde el escritorio, la web y las aplicaciones móviles a partir de $15 por usuario al mes.
Comienza tu prueba gratuita de OpenPhone para comenzar a enviar mensajes de texto con facilidad y eficiencia.
Preguntas frecuentes
Por supuesto que puedes enviar mensajes de texto a números VoIP, siempre y cuando tu proveedor de servicios VoIP sea compatible con SMS. Si envías mensajes multimedia, que incluyen imágenes y mensajes de texto grupales, el proveedor de tu destinatario también debe ser compatible con MMS.
Del mismo modo, necesitarás un proveedor que admita SMS y MMS para recibir todos los mensajes de texto que te envíen tus clientes.
Sí, puedes enviar y recibir mensajes de texto desde un número gratuito igual que lo harías con un número 10DLC. Ten en cuenta que deberás completar algún tipo de registro debido a las nuevas regulaciones. Los clientes de OpenPhone con un número gratuito pueden completar verificación de número gratuito.
Los mensajes de texto VoIP tienen el mismo aspecto que los mensajes SMS normales. Tus destinatarios no sabrán si utilizaste un número telefónico VoIP o no VoIP para enviarles mensajes de texto.
Además, los proveedores de VoIP pueden rastrear los mensajes de texto VoIP para garantizar que tu empresa envía mensajes que cumplen con sus términos de servicio.
Los mensajes de texto VoIP son gratuitos para uso personal si eres un usuario individual. Google Voice, por ejemplo, ofrece un plan gratuito para particulares en EE. UU. que permite enviar mensajes de texto VoIP sin costo alguno.
Sin embargo, si deseas utilizar los mensajes de texto VoIP para fines empresariales, no encontrarás una solución gratuita que ofrezca todas los beneficios de los mensajes de texto VoIP (como respuestas automáticas, mensajes programados, mensajes automatizados, números compartidos e integraciones). Debes esperar obtener un plan de pago con un proveedor de VoIP.
Puedes probar el plan Starter de OpenPhone gratis con nuestra prueba de siete días para ver si somos adecuados para ti.
Varias aplicaciones soportan el envío de mensajes VoIP, incluyendo Quo, Dialpad, Nextiva, Vonage, y Google Voice. Quo destaca por sus funciones pensadas para empresas, como respuestas automáticas, mensajes programados y más de 7,000 integraciones, lo que lo convierte en la opción ideal para equipos en crecimiento.
