Des jeans amples au Prince de Bel-Air, certaines tendances des années 90 méritent d’être ravivées. Mais les systèmes téléphoniques d’entreprise désuets et encombrants? Pas vraiment. Avec de plus en plus d’entreprises qui adoptent des équipes dispersées, les numéros de téléphone virtuels sont devenus la solution de choix pour une communication flexible.
Un système téléphonique virtuel t’offre toutes les fonctionnalités des téléphones fixes traditionnels à un coût beaucoup plus abordable — sans les dépenses d’équipement supplémentaire.
Dans cet article, nous expliquerons comment fonctionnent les systèmes téléphoniques virtuels, comment obtenir un numéro de téléphone virtuel et pourquoi ton entreprise pourrait en bénéficier.
Qu’est-ce qu’un numéro de téléphone virtuel ?
Un numéro de téléphone virtuel est comme un numéro de téléphone ordinaire hébergé en ligne plutôt que sur un téléphone ou un emplacement spécifique. Tu peux l’utiliser pour faire des appels professionnels, envoyer des messages texte et en recevoir — sans donner ton numéro personnel.
Comment fonctionnent les numéros de téléphone virtuels
Les téléphones fixes traditionnels utilisent des lignes téléphoniques physiques (service téléphonique classique, POTS) reliées à votre numéro fixe à la maison ou au bureau. Les téléphones mobiles convertissent les signaux vocaux en ondes radio et les transmettent via un réseau d’antennes-relais. Ils représentent une évolution par rapport au fixe, mais sont limités : chaque mobile possède une carte SIM individuelle et un numéro dédié.
Vous n’avez pas besoin d’acheter du matériel supplémentaire ni de changer votre numéro pour obtenir un numéro virtuel. Il vous suffit de vous connecter à la plateforme d’un fournisseur pour envoyer et recevoir des messages à grande échelle.
Une fois que tu composes le numéro que tu souhaites joindre, ton fournisseur de numéro de téléphone virtuel envoie les données vocales ou textuelles via ta connexion Internet. Cela signifie que tu peux prendre des appels sur l’appareil de ton choix — téléphones intelligents, ordinateurs portables ou ordinateurs de bureau — sans avoir à payer pour un forfait de données mobiles.
Avec un système téléphonique virtuel, tu peux obtenir n’importe quel type de numéro dont tu as besoin :
- Numéros locaux dans la plupart des indicatifs régionaux. Par exemple, si votre entreprise est basée à San Francisco et a des clients à New York, vous pouvez obtenir un numéro local à San Francisco (415) ainsi qu’un numéro à New York. Cela vous aide à établir une présence locale dans les marchés que vous desservez.
- Numéros sans frais ou numéros de téléphone personnalisés. Avec les numéros sans frais, les appelants de partout aux États-Unis ou au Canada peuvent joindre ton entreprise sans payer de frais d’interurbain. Les numéros personnalisés comme 1-800-FLEURS sont parfaits si tu cherches un numéro que les clients retiendront.
Comment obtenir un numéro de téléphone virtuel en 3 étapes
Tu peux obtenir un numéro de téléphone virtuel pour ton entreprise en quelques étapes seulement :
- Crée un compte avec OpenPhone.
- Choisis ta ville ou ton indicatif régional aux États-Unis ou au Canada pour obtenir un numéro local — ou opte pour un numéro sans frais.
Recherche de numéro de téléphone virtuel
- Après avoir terminé le reste du processus d’inscription (y compris le choix de ton forfait préféré), tu peux commencer à appeler et à personnaliser tes paramètres téléphoniques.
8 avantages clés à obtenir un numéro de téléphone virtuel
Tu hésites encore au sujet des numéros de téléphone virtuels? Examinons les nombreux avantages qu’ils présentent pour les entreprises et qui permettent à ces dernières d’évoluer sans être liées à un bureau physique.
1. Abandonne la configuration de bureau traditionnelle
Les numéros virtuels offrent à ton équipe un niveau de flexibilité que les numéros de téléphone ordinaires ne peuvent pas offrir. Les numéros de téléphone d’affaires ordinaires obligent les membres de l’équipe à se rendre au bureau pour passer des appels, ce qui limite les endroits où tu peux embaucher des talents.
A contrario, les téléphones virtuels utilisent tes appareils mobiles et ordinateurs existants pour passer des appels et envoyer des textos. Cela signifie que les membres de l’équipe peuvent utiliser des numéros virtuels de n’importe où — d’un bureau à domicile, d’un champ ou de la plage — pour accomplir leur travail.
Pour accéder à ton service téléphonique, tu as juste besoin d’une connexion Internet ainsi que d’une application pour appareils mobiles ou d’une application Web/de bureau pour ordinateurs.
2. Évite les appels manqués et la perte de clients
Toute personne ayant un accès partagé à ton numéro de téléphone d’affaires peut répondre aux appels et messages entrants en tant que membre d’équipe. Cela aide à éviter que les clients ne passent entre les mailles du filet.
Une fois que tu as acheté un numéro local ou sans frais pour ton entreprise, tu peux créer des numéros partagés avec sonnerie simultanée afin que tous les utilisateurs du numéro soient informés des appels entrants.
Tu peux également configurer un groupe de recherche ou des ordres de sonnerie spécifiques pour déterminer qui doit recevoir les appels entrants en premier. Cela aide les appelants à obtenir ce dont ils ont besoin plus rapidement tout en aidant les membres de l’équipe à équilibrer les volumes d’appels quotidiens.
Si ton équipe est occupée ou indisponible, tu peux configurer un service de réponse automatisée 24h/24 comme Sona pour prendre tes appels. Les services de réponse par IA assurent un soutien essentiel en communication : ils captent de nouveaux prospects, répondent aux questions fréquentes et prennent des messages pour que ton équipe puisse faire un suivi. Ils proposent une alternative plus intelligente à la messagerie vocale.
3. Améliore la collaboration d’équipe
Toute personne ayant un accès partagé à un numéro de téléphone peut accéder à l’historique des appels, aux messages vocaux et aux textos par contact, ce qui offre une vue complète des conversations pour un meilleur service.
Les membres de l’équipe peuvent obtenir rapidement le contexte et rester sur la même longueur d’onde, peu importe d’où ils travaillent.
Besoin de déléguer des tâches? Les membres de l’équipe peuvent utiliser des fils de discussion internes pour intégrer des collègues à une conversation. Ils peuvent également poser des questions de clarification ou obtenir des avis sur des situations délicates, ce qui améliore l’expérience client.
4. Gagne du temps sur tes messages texte grâce aux automatisations SMS.
Les fournisseurs de services téléphoniques traditionnels offrent des fonctionnalités de messagerie minimalistes (voire inexistantes). Avec un numéro d’affaires virtuel américain, tu peux tirer parti de fonctionnalités modernes pour automatiser tes capacités de messagerie et travailler plus efficacement.
Tu peux utiliser :
- Réponses automatiques : réponds instantanément aux appels manqués et aux messages texte avec un court message informant tes contacts que tu prévois de leur revenir bientôt.
- Messages texte programmés : mets un message en file d’attente pour qu’il soit envoyé à une heure précise à ton contact afin de ne pas échanger des textos en dehors des heures de bureau.
- Extraits : si tu es fatigué de répondre sans cesse aux mêmes questions, tu peux créer des modèles de messages texte de réponses courantes que toute ton équipe pourra utiliser.
- Réponses générées par l’IA : en tapant « /IA » dans Quo, tu obtiens deux ou trois suggestions générées par l’IA basées sur l’historique de conversation de ton contact.
Tu peux aussi créer des automatisations personnalisées pour envoyer des SMS dans plusieurs cas d’usage : confirmations et rappels de rendez-vous, demandes d’avis, suivis de satisfaction client, et bien plus encore. Connecte un fournisseur de numéros virtuels comme OpenPhone à plus de 7 000 applications grâce aux intégrations avec Zapier et Make.
5. Personnalise chaque conversation
Personne n’aime se répéter au téléphone, et tes clients ne font pas exception. Un numéro de téléphone virtuel t’aide à prendre de meilleures notes sur chaque contact et à personnaliser chaque appel, améliorant ainsi les relations avec les clients.
Les plateformes VoIP modernes proposent des outils de gestion des contacts pour enregistrer les informations avec des champs personnalisés et des notes de contact. Elles offrent aussi des systèmes d’étiquetage d’appels avec IA pour t’aider à prioriser les clients ayant des besoins plus urgents.
Supposons que tu aies un nouveau contact professionnel qui recherche des informations sur les prix. Avec un numéro de téléphone virtuel, tu peux ajouter et mettre à jour son numéro de téléphone personnel, son étape de vente ou sa date de suivi. Tu peux également l’étiqueter sous une propriété personnalisée comme « tarification » pour t’aider à le prioriser dans ton processus de suivi.
6. Passe en revue des dizaines d’appels en quelques minutes
Automatiser les tâches routinières comme la prise de notes ou l’examen des appels est un moyen facile d’aider ton entreprise à être plus efficace. Découvre les résumés d’appels par IA et les transcriptions, qui créent un résumé écrit de chaque interaction stocké dans la boîte de réception des conversations du client.
Tu peux rapidement examiner les conversations d’un coup d’œil et utiliser les actions générées par l’IA pour créer des éléments de suivi.
Avec les transcriptions d’appels par IA, les gestionnaires peuvent lire rapidement les interactions ligne par ligne et offrir un accompagnement plus personnalisé aux membres de l’équipe.
7. Prends des décisions basées sur des données
Un numéro de téléphone virtuel peut t’aider à recueillir les informations essentielles pour ton entreprise. Tu peux suivre le nombre d’appels et de messages envoyés, repérer qui n’utilise pas son numéro, mesurer le temps passé en appels entrants et sortants, et bien plus encore. Tu peux également avoir besoin de journaux d’audit pour savoir quand les appels ont été passés, ainsi que de données pour la tenue de dossiers.
Avec Quo, tu peux suivre les temps de traitement des appels et les conversations uniques sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Tu peux également consulter les heures de pointe pendant la semaine afin de savoir quels jours nécessitent plus de personnel au téléphone.
8. Réduis le travail manuel grâce aux intégrations
Les téléphones virtuels s’intègrent à tous tes outils, y compris ton CRM et tes outils de gestion de projet. Les téléphones ordinaires ne s’intègrent pas à ta pile technologique, ce qui signifie que les conversations peuvent être cloisonnées et devenir plus difficiles d’accès pour ton équipe.
Pour les équipes en forte croissance, leur CRM est souvent leur source principale de vérité. Mais le suivi des appels et des messages en temps réel peut devenir une tâche administrative fastidieuse. Grâce aux intégrations téléphoniques virtuelles avec HubSpot, Salesforce et Jobber, ton équipe peut enregistrer automatiquement les appels et messages dans le CRM, ce qui leur facilite grandement la vie.
Les services de téléphonie virtuelle peuvent aussi s’intégrer à des applications comme Slack, Gong, l’email, et à des outils de productivité comme Zapier. Ces intégrations permettent à ton entreprise d’économiser du temps et de l’argent tout en réduisant le travail manuel de ton équipe.
6 inconvénients des numéros de téléphone virtuels
À ce stade, tu te demandes peut-être : les numéros virtuels sont-ils trop beaux pour être vrais ? Même s’ils présentent des avantages, il est important d’avoir une vision équilibrée avant de prendre une décision. Voici six inconvénients à garder à l’esprit concernant les fournisseurs de numéros virtuels :
- Frais cachés : Certains fournisseurs peuvent annoncer des tarifs bas mais inclure des coûts pour des fonctionnalités, des minutes gratuites ou des appels internationaux. De même, tu peux avoir des limites pour la messagerie texte ou le stockage. Recherche un fournisseur qui a une page de tarification transparente.
- Inscription compliquée : Enregistrer un numéro de téléphone virtuel pour les SMS ou transférer un numéro existant peut être complexe si le processus du fournisseur n’est pas convivial.
- Courbe d’apprentissage abrupte : une interface mal conçue peut rendre la configuration et la mise en route de ton équipe chronophages. Cela peut même te dissuader d’utiliser toutes les fonctionnalités, comme la configuration des flux d’appels.
- Difficile à faire évoluer : un fournisseur avec des options limitées peut rendre difficile l’ajout de plus de numéros ou l’intégration de fonctionnalités avancées. Des plans tarifaires rigides pourraient rendre l’évolution difficile et coûteuse.
- Nécessite une connexion Internet haut débit : Comme les numéros virtuels fonctionnent via la technologie VoIP (Voice over Internet Protocol), ils ont besoin d’une connexion Internet pour fonctionner. Si tu es dans un endroit éloigné avec peu de bande passante ou une mauvaise connexion WiFi, tu pourrais ne pas pouvoir passer d’appels avec ton numéro virtuel. La qualité des appels dépend de ta connexion : avec une connexion faible, tu pourras passer des appels, mais sans pouvoir tenir une vraie conversation.
- Pas d’appels d’urgence : étant donné que les numéros virtuels ne sont pas liés à un emplacement physique, de nombreux fournisseurs ne prennent pas en charge les services d’urgence comme le 911. Si ton entreprise a un emplacement physique qui nécessite des appels d’urgence, tu voudras peut-être avoir un numéro de téléphone fixe de secours ou choisir un fournisseur VoIP qui offre le soutien E911.
Plutôt que de choisir un fournisseur uniquement en fonction des économies de coûts ou de sa réputation, tu devrais examiner attentivement les forfaits, les fonctionnalités et les frais cachés.
5 fonctionnalités essentielles à rechercher avec un numéro de téléphone virtuel
Il existe de nombreux services de numéros de téléphone virtuels. Des services gratuits comme Google Voice et des options payantes comme OpenPhone permettent aux petites entreprises d’obtenir les services dont elles ont besoin.
Lorsque tu recherches des services de téléphonie virtuelle, assure-toi qu’ils offrent les six fonctionnalités suivantes :
1. Numéros et boîtes de réception partagés
Les numéros et boîtes de réception partagés sont la principale raison de s’inscrire à un service de numéro virtuel. Ils permettent aux équipes de se répartir les appels et messages entrants afin de réduire les appels manqués et les temps de réponse.
Une boîte de réception d’équipe partagée te permet de voir tous tes appels, messages texte, messages vocaux et enregistrements au même endroit. Cela t’aide à suivre les relations avec les clients et à savoir quels membres de l’équipe communiquent avec tes clients.
2. Flux d’appels personnalisables
Ton fournisseur de numéro virtuel devrait faciliter la gestion des appels entrants. Un bon fournisseur offre des fonctionnalités de gestion des appels et un moyen simple de configurer tes flux d’appels.
Voici quelques fonctionnalités clés à rechercher pour la gestion des appels :
- Groupes de sonnerie pour personnaliser la façon dont ton équipe reçoit les appels entrants — tous en même temps ou par vagues personnalisées
- Menus téléphoniques pour offrir à tes clients une option d’accueil automatique en libre-service pour joindre différents services
- Routage des appels selon les heures de bureau pour créer plusieurs flux d’appels selon le moment de la journée
Combine toutes ces fonctionnalités dans un concepteur visuel de flux d’appels qui t’aide à structurer facilement tes scénarios. Par exemple, le concepteur de flux d’OpenPhone offre une interface visuelle où tu peux glisser-déposer chaque étape du parcours d’appel.
3. SMS programmés, réponses automatiques et modèles de message
De nombreuses entreprises utilisent le SMS comme canal de communication client. Bien qu’il n’ait pas remplacé le courriel et les appels téléphoniques comme principal canal de soutien, il convient de noter l’augmentation progressive du soutien par SMS chaque année.
La plupart des téléphones fixes traditionnels ne prennent pas en charge les SMS, ce qui complique la communication avec les clients. Avec un numéro virtuel compatible SMS, tu peux leur envoyer des messages selon leurs besoins.
Des fonctionnalités comme les SMS programmés et les réponses automatiques facilitent la gestion des communications en dehors des heures de bureau. Par exemple, tu peux programmer des rappels ou des suivis à l’avance, ou répondre automatiquement aux appels et messages manqués avec un court message indiquant aux clients quand ils peuvent s’attendre à une réponse. De plus, les modèles de SMS te font gagner du temps et te permettent de répondre plus rapidement aux clients.
4. Enregistrement et transcription des appels
Besoin d’enregistrer des appels pour t’assurer que ton équipe offre une bonne expérience ? Ou pour garder une trace claire des échanges en cas de litige ? Avec un numéro virtuel, tu peux enregistrer les appels clients, commerciaux, etc., en un clic, puis les consulter via des résumés et transcriptions.
Certains systèmes téléphoniques permettent même l’enregistrement automatique de tous les appels. Les avantages de l’enregistrement des appels incluent :
- Formation des représentants commerciaux ou des agents de soutien à la clientèle
- Enregistrement des appels de découverte client pour améliorer tes produits, applications ou services
- Tenue de dossiers des réunions clients pour donner des mises à jour et traiter les préoccupations en cas de mauvaise communication
L’enregistrement des appels est important pour la santé globale de ton entreprise car tu peux utiliser les enregistrements pour découvrir ce qui fonctionne et ce qui peut être amélioré. Assure-toi simplement d’enregistrer de manière légale les appels téléphoniques.
5. Renvoi d’appel pendant et en dehors des heures de bureau
Gérer les attentes des clients est simple avec des paramètres de renvoi d’appel et de messagerie vocale configurables.
Disons que tu souhaites renvoyer les appels en dehors des heures de bureau pour éviter les appels manqués. Tu peux facilement le faire via les paramètres de flux d’appels de ton fournisseur de numéro virtuel. Il te suffit d’entrer tes heures de bureau, d’activer le renvoi d’appel et de choisir la destination des appels — que ce soit une messagerie vocale, un membre de l’équipe ou un service de réponse tiers.
Combien coûte un numéro virtuel ?
Alors que de nombreuses petites entreprises et jeunes entreprises adoptent le travail à distance, les numéros de téléphone virtuels peuvent t’aider à économiser de l’argent tout en offrant les fonctionnalités professionnelles dont tu as besoin.
Les chiffres parlent d’eux-mêmes : les petites entreprises peuvent économiser des milliers de dollars sur leur système téléphonique en optant pour une solution virtuelle plutôt que traditionnelle. Les abonnements à des services de téléphonie virtuelle coûtent généralement entre 15 $ et 50 $ par utilisateur et par mois, tandis que les systèmes PBX sur site peuvent coûter jusqu’à 1 000 $ par utilisateur. En plus, tu évites les frais liés au matériel comme les téléphones de bureau, qui coûtent environ 150 $ chacun.
Tu peux utiliser ces économies pour investir dans des fonctionnalités plus avancées comme les transferts d’appels, les transcriptions par IA, ainsi que les analyses et les rapports (plus de détails à ce sujet plus tard).
À titre de référence, voici un aperçu des tarifs d’OpenPhone :
- Starter : 15 $ par utilisateur par mois pour la transcription de la messagerie vocale, l’enregistrement à la demande, l’API Quo, les appels et messages illimités vers les États-Unis et le Canada, et plus encore
- Business : 23 $ par utilisateur par mois pour les transferts d’appels, les menus vocaux (RVI), les résumés et transcriptions par IA, les rapports et l’analyse, et les intégrations CRM (HubSpot et Salesforce)
- Scale : 35 $ par utilisateur par mois pour les étiquettes d’appels IA, l’intégration personnalisée et le support prioritaire par clavardage et courriel
OpenPhone : le service de téléphonie virtuelle pour les entreprises modernes
Des milliers d’entreprises comptent sur le service de téléphonie virtuelle d’OpenPhone. Avec Quo, tu peux passer des appels partout dans le monde pour soutenir tes clients, les membres de ton équipe et tes clients. Tu peux utiliser OpenPhone sur ton téléphone mobile (applications iOS et Android) et sur ton ordinateur (applications Web et de bureau).
OpenPhone possède de nombreuses fonctionnalités requises pour les systèmes téléphoniques d’affaires, y compris le renvoi d’appel, les heures de bureau et l’identification de l’appelant.
Commence dès aujourd’hui avec un essai gratuit d’OpenPhone.
FAQ
Les entreprises aiment utiliser Google Voice comme service de téléphonie virtuelle gratuit, mais il a ses limites. Celles-ci incluent l’absence de soutien à la clientèle, l’absence de numéros sans frais, l’indisponibilité au Canada et l’impossibilité de définir des heures de bureau. Google Voice est plutôt destiné à un usage personnel.
Heureusement, les alternatives à Google Voice offrent les fonctionnalités dont ton entreprise a besoin.
La plupart des fournisseurs de numéros de téléphone virtuels te permettent de transférer ton numéro existant vers leur plateforme. Alors que certains fournisseurs facturent des frais de portage pour transférer ton numéro, tu peux transférer gratuitement n’importe quel numéro de téléphone américain, canadien ou nord-américain existant vers OpenPhone.
Selon ton fournisseur de service, tu peux utiliser des numéros de téléphone en ligne sur la plupart des tablettes, des smartphones, des ordinateurs portables et des ordinateurs de bureau, y compris les PC. Garde simplement en tête qu’il te faut une connexion Internet fiable.
De nombreux services proposent des numéros de téléphone virtuels américains que tu peux obtenir en ligne. Tu peux choisir des numéros locaux pour n’importe quelle ville et n’importe quel État aux États-Unis, en plus de ton numéro personnel et d’une adresse professionnelle virtuelle. Tu peux utiliser ta ligne virtuelle via une application mobile sur ton téléphone ou sur ton ordinateur (OpenPhone est disponible sur les deux). Tu utiliseras ensuite ta connexion Internet pour passer des appels et envoyer des messages texte.
Garde toutefois en tête que certains fournisseurs, comme Grasshopper, ne fonctionnent qu’aux États-Unis et au Canada. De plus, comme les grands opérateurs cherchent à réduire le spam reçu par leurs clients, tu devras effectuer l’enregistrement auprès des opérateurs américains si tu souhaites envoyer des SMS à des clients depuis la plupart des services de téléphonie virtuelle.
Tu peux obtenir des numéros de téléphone traditionnels auprès des opérateurs de téléphonie fixe et mobile. Habituellement, tu ne peux sélectionner un nouveau numéro qu’en fonction de ton emplacement.
Avec les numéros de téléphone virtuels, tu peux obtenir un numéro de téléphone dans n’importe quel indicatif régional (tant que ton fournisseur prend en charge la région). Tu peux également accéder facilement aux numéros de téléphone virtuels depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Wi-Fi.
Oui, tu peux passer et recevoir des appels avec un numéro de téléphone virtuel. Les meilleures plateformes te permettent aussi d’envoyer des messages texte, de configurer des réponses automatiques, de créer des menus téléphoniques pour un routage efficace des appels, et plus encore.
Les numéros virtuels présentent certains problèmes de sécurité, tels que des vulnérabilités potentielles au piratage, à l’usurpation d’identité et aux attaques d’hameçonnage. Il est important d’utiliser un fournisseur réputé doté de mesures de chiffrement et de sécurité.
Par exemple, Quo chiffre tes données à l’aide de l’algorithme de chiffrement standard de l’industrie AES-256. Nous sommes conformes à la norme SOC 2, ce qui signifie que nous prenons toutes les précautions pour prévenir les cyberattaques.
Tu peux obtenir un numéro sans frais auprès d’un fournisseur comme OpenPhone en sélectionnant un numéro sans frais lors du processus d’inscription ou en l’ajoutant à ton compte existant. Cela permet à tes clients d’appeler ou d’envoyer des messages texte de n’importe où sans encourir de frais d’interurbain.
