¿Alguna vez has querido clonarte a ti mismo para manejar todas las llamadas y mensajes que recibes? O, más realisticamente ¿configurar un número de teléfono que suene en varios dispositivos de tu equipo?
Los números de teléfono compartidos te permiten hacer precisamente eso: permitir que varias personas llamen y envíen mensajes desde un solo número de teléfono.
Ya sea para ventas, servicio al cliente o operaciones internas, un número de teléfono compartido conduce a tiempos de respuesta más cortos y menos tiempo gastado poniéndose al tanto con tu equipo. Puedes colaborar en las comunicaciones, delegar tareas y mantenerte actualizado en proyectos más fácilmente.
En esta guía, desglosaremos cómo funcionan los números de teléfono compartidos, cómo compartir un número con tu equipo y las razones comunes por las que las empresas trabajan con una bandeja de entrada telefónica compartida.
¿Cómo funcionan las llamadas y mensajes en un número compartido?
Un estudio encontró que el 59% de las personas en el lugar de trabajo han perdido mensajes debido a problemas de comunicación. Al usar números compartidos en tu equipo, puedes minimizar estos problemas y las oportunidades perdidas que vienen con ellos. Estas son las razones:
- Todos reciben llamadas: Cuando recibes una llamada de voz, todos los que tienen acceso al número de teléfono tendrán que sonar sus teléfonos móviles o computadoras mientras no tengan activado “No Molestar”. Puedes establecer el orden de timbrado como todos a la vez, aleatorio o personalizado. La primera persona en contestar detiene el timbrado para los demás. Tu equipo puede realizar llamadas simultáneas, por lo que el número nunca está “ocupado”. Si has estado habilitando transferencia de llamadas a un número directo de un compañero cuando no estás, puedes en su lugar compartir tu número para que aún tengas visibilidad en cualquier conversación que ocurrió una vez que regreses.
- Todos reciben mensajes y correos de voz: Cuando el número compartido recibe un mensaje o correo de voz, todos lo ven en su aplicación de OpenPhone. Todos los mensajes conversacionales, correos de voz e historiales de llamadas se sincronizan para que sepas si una conversación fue abierta.
- Mira quién dijo qué: Cada mensaje saliente muestra el miembro del equipo que lo envió para que puedas orientar a tu equipo según sea necesario. También puedes ver quién realizó o aceptó una llamada.
- Mira quién está escribiendo: Puedes ver quién está redactando una respuesta mientras escribe, para que nunca más envíes múltiples respuestas a un cliente (hemos estado ahí).
- Contactos compartidos: Tu libreta de direcciones empresarial se comparte con todos los que comparten el número. Si alguien agrega el nombre o los detalles de un cliente, todos los miembros del equipo tendrán esa información de contacto en OpenPhone de inmediato.
Maneras comunes en que las empresas usan números compartidos
Ahora que entiendes cómo funcionan los números compartidos, exploremos algunas de las formas más comunes en que pueden ser útiles para tu empresa:
- Atención al cliente o llamadas de ventas entrantes: Los números compartidos ayudan a garantizar que cada llamada sea contestada puntualmente y evitan el problema de llamadas perdidas cuando ciertos empleados no están disponibles.
- Número de teléfono principal de la empresa: Centraliza las comunicaciones usando un número compartido en los documentos de registro de empresa y en los formularios de servicios gubernamentales, y como punto de contacto compartido entre el equipo fundador.
- Línea central para atención prioritaria/VIP al cliente: Muestra a los clientes de alto valor que son una prioridad enrutar sus llamadas a un equipo o individuo designado que pueda brindarles atención inmediata y enfocada.
- Apoyo asistencial: Invita a tu asistente a tu número de teléfono para ayudar a responder llamadas y mensajes.
- Buzzer de oficina o servicios de entrega: Configura un número de teléfono compartido para entregas o sistemas de entrada de edificios para simplificar las comunicaciones.
- Habilidad para trabajar sobre la marcha: Utiliza números virtuales compartidos en aplicaciones móviles y laptops en lugar de teléfonos de escritorio tradicionales.
- Habilitar la colaboración entre equipos para una asistencia más rápida: Con acceso al mismo número, los miembros del equipo pueden intervenir y ayudar a los clientes con diferentes necesidades, lo que lleva a una mejor resolución en la primera llamada.
- Una línea para servicio en otro idioma o llamadas internacionales: Puedes configurar equipos dedicados para idiomas o regiones específicas, luego darles su propia línea compartida para un enrutamiento de llamadas más rápido.
- Equipos de guardia y representantes de servicio al cliente remotos: Equipa a los miembros del equipo de guardia o a los trabajadores remotos con una línea compartida para asegurar la cobertura durante horas no laborables o desde ubicaciones fuera del sitio.
Cómo compartir un número de teléfono con tu pequeño equipo empresarial
OpenPhone es una de las mejores formas de compartir un número de teléfono con tus compañeros de equipo, dándote una llamada compartido y un buzón de SMS. Así es cómo puedes obtener un número de teléfono compartido en Quo:
- Crea una cuenta con Quo.
- Durante el registro, selecciona tu ciudad o código de área en EE.UU. o Canadá para elegir tu número de teléfono local. También puedes obtener un número de teléfono gratuito 1-800.
- Elige un plan que funcione mejor para tu equipo. Los precios de OpenPhone son transparentes, a partir de $15 por usuario al mes.
El plan Starter te ofrece llamadas y mensajes ilimitados a EE. UU. y Canadá, números de teléfono compartidos con hasta 10 usuarios, grabación manual de llamadas, transcripciones de mensajes de voz y mucho más.
El plan Business, comienza en $23 por usuario al mes, comparte números con hasta 100 usuarios, herramientas de grabación de llamadas impulsada por IA, manejo avanzado de llamadas y más.
- Invita a los miembros del equipo a los que les gustaría tener acceso a tu número de teléfono a través del Panel de Administración. Recibirán un correo electrónico con el enlace a las aplicaciones móviles y web.
- Personaliza tu bandeja de entrada y configuraciones de llamadas. Una vez que agregas a tu equipo, puedes etiquetar números de teléfono, crear un menú telefónico, establecer horarios laborales, configurar correos de voz con saludos personalizados y más. Además, puedes prevenir llamadas perdidas que llevan a la pérdida de clientes configurando Sona, el agente de voz impulsado por IA de OpenPhone.
6 beneficios que los equipos obtienen al compartir números de teléfono empresariales
En caso de que necesites convencer a tus colegas de que un número compartido es una obviedad, aquí hay algunos beneficios clave que puedes compartir.
1. Reducir llamadas perdidas a través de un número telefónico de equipo
Los números de teléfono compartidos pueden ayudar a garantizar que ninguna llamada o mensaje entrante se pierda y que tu equipo responda antes de que tus clientes busquen en otra parte. Al asignar el orden de timbrado como todos a la vez, aleatorio o personalizado, puedes asegurarte de que tu equipo nunca pierda una llamada importante.
Si hay alguien en tu organización en quien tus clientes confían como punto de contacto, pueden trabajar juntos en segundo plano para crear una experiencia de cliente fluida. Por ejemplo, Guaranteed Rate hace esto con Quo teniendo miembros del equipo trabajando en segundo plano en la línea del Vicepresidente Senior de Préstamos Hipotecarios. De esa manera, los clientes sienten que están trabajando con alguien en quien confían, pero el punto de contacto puede delegar su trabajo.
Con los hilos internos de Quo, puedes incluir fácilmente a tus compañeros de equipo en los mensajes entrantes y colaborar en las respuestas. Los clientes nunca verán estos mensajes entre compañeros de equipo.
2. Dividir la responsabilidad de las llamadas y los mensajes entrantes
Comparte la carga estableciendo horarios laborales en OpenPhone para que tus compañeros de equipo estén disponibles durante turnos específicos.
Las líneas directas también pueden servir temporalmente como números compartidos cuando alguien de tu equipo necesita ausentarse. Solo tienes que compartir el acceso y tus compañeros de equipo podrán atender fácilmente sus llamadas y mensajes empresariales.
3. Obtén una visión clara de la comunicación de tu equipo
¿Buscas proporcionar continuamente una mejor experiencia al cliente? Tener más visibilidad sobre cómo tu equipo interactúa con los clientes puede desbloquear oportunidades de coaching que pueden acortar tu ciclo de ventas.
Por ejemplo, Ryna usa OpenPhone para mejorar sus procesos de ventas revisando las analíticas para ver dónde se caen los clientes potenciales.
4. Crear números de teléfono grupales para departamentos y equipos
A medida que tu equipo se expanda, puede que necesites números grupales para diferentes departamentos y equipos.
Con Quo, puedes tener fácilmente un número principal que contenga un menú telefónico con opciones que automáticamente enrutan las llamadas a grupos específicos.
5. Mantén separados tus números personales y profesionales
Con un número de teléfono empresarial compartido, no tendrás que adivinar si una llamada es por motivos personales o empresariales. Sabrás qué número está recibiendo una llamada entrante y podrás responder adecuadamente. Además, tu número de celular personal se mantiene privado, ayudándote a lograr un mejor equilibrio entre tu vida personal y laboral.
6. Crea una mejor experiencia para el cliente con notas de contacto
Al igual que a los dueños empresas no les gusta que los clientes llamen a sus números personales, los clientes no disfrutan tener que repetir la misma información. Quo te permite agregar notas internas a tus contactos para que nunca te pierdas un detalle. Por ejemplo, si un cliente prefiere reuniones por la mañana, todo tu equipo puede estar al tanto y programar en consecuencia.
Comienza con Quo como el sistema de telefonía de tu empresa
Cuando compartes números de teléfono, puedes simplificar la comunicación empresarial, mejorar la colaboración y asegurarte de que ninguna llamada quede sin respuesta. Construimos OpenPhone para ser el sistema de teléfono virtual empresarial moderna. Además de configurar números compartidos rápidamente, Quo te deja:
- Trabajar con aplicaciones de iOS, Android, de escritorio y basado en navegador
- Administrar tus listas de contactos empresariales y mantenerlas separadas de tus conexiones personales
- Integrar con Zapier, CRMs, y más de 7,000 herramientas para trabajar más eficientemente
- Acceder a llamadas y mensajes de texto ilimitados
- Programar mensajes, respuestas automáticas y otras funciones de mensajes empresariales
- Operar en EE. UU. e internacionalmente
- Experimentar calidad de audio cristalina
- Establecer horas empresariales y enrutamiento fuera de horario a un número externo para emergencias
- Configurar grabaciones de llamadas y transcripciones y resúmenes impulsados por IA para un mejor registro.
Comienza con una prueba gratuita de OpenPhone.
Preguntas frecuentes
Se hace esta pregunta mucho. No, el destinatario no sabe que hay un equipo detrás de un número. Para ellos parece una conversación regular, ya que los contactas desde la aplicación de número de teléfono empresarial de OpenPhone. aplicación de número de teléfono empresarial – ya sea que envíen un mensaje o llamen.
Sí, puede agregar múltiples números de teléfono empresarial en Quo, como una línea principal y líneas separadas de departamentos como ventas y soporte. Obtienes un número de teléfono empresarial gratuito para cada usuario, y números VoIP adicionales cuestan solo $5 por mes. Si tienes números existentes (líneas fijas, números de celular tradicionales o números virtuales), puedes transferirlos a OpenPhone gratis.
Sí, puedes tener hasta 10 miembros del equipo compartiendo el mismo número de teléfono con un plan Starter de Quo, y hasta 100 compañeros compartiendo el mismo número con nuestro plan Business.
Una vez que invites a un compañero a un número, ellos recibirán una invitación desde el correo electrónico de OpenPhone. Ellos deben hacer clic
– Propietario (alguien con acceso completo a la organización)
– Administrador (puede invitar a otros miembros + administra la facturación de la empresa)
– Miembro (administra su propia cuenta)
Un número de teléfono grupal, también conocido como número de teléfono compartido, es un número único que puede ser usado por múltiples miembros del equipo. Esta función permite a todos los miembros del equipo realizar, recibir y administrar llamadas y mensajes desde el mismo número. Es una excelente manera de asegurarse de que ninguna llamada o mensaje quede sin atender, y ofrece una atención unificada a los clientes.
Un número compartido se comparte entre varias personas o equipos, asegurando que alguien pueda responder a las llamadas o mensajes incluso cuando una persona no está disponible. Un número dedicado generalmente se asigna a un miembro individual del equipo, haciéndolo su línea personal.
Existen tres principales inconvenientes a evitar:
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Sí, puedes tener tantos números compartidos como desees por solo $5 por número adicional al mes. Puedes agregar hasta 10 miembros del equipo a una línea compartida en el plan Starter y miembros ilimitados en el plan Business.
Puedes silenciar los números de los que no necesites recibir notificaciones en la configuración de tu espacio de trabajo. Así es como funciona:
Silenciar un número te bloquea de recibir notificaciones entrantes de ese número.
Aún puedes usar el número para realizar llamadas o enviar mensajes de texto.
Silenciar un número compartido no afectará las notificaciones de tus compañeros; ellos seguirán recibiendo llamadas y mensajes de texto de ese número.
Obtén información sobre cómo silenciar notificaciones en OpenPhone.
